Mitteilungsvorlage öffentlich - VO/2024/119

Die Beratungsfirma Rödl & Partner wurde beauftragt, den Bereich Eingliederungshilfen im Fachdienst Soziales und Eingliederungshilfen extern zu untersuchen. Mit dem Untersuchungsergebnis sollten Optimierungspotentiale zur Effektivität und Effizienz von Strukturen und Prozessen beschrieben sowie konkrete Handlungsempfehlungen für die Umsetzung in der Ablauf- und Aufbauorganisation ausgewiesen werden.

 

Es wurde folgendes untersucht:

• Die Aufgabenverteilung in den drei Fachgruppen der Eingliederungshilfen wurde überprüft.
• Die vorhandenen Prozesse bei der Antragsstellung und Antragsprüfung wurden beschrieben.
• Synergien und Schnittstellen wurden ermittelt.
• Es wurden Optimierungspotenziale in den Kernprozessen identifiziert sowie Optimierungsvorschläge bei der Aufgabenverteilung entwickelt.
• Eine objektive Grundlage für die Personalbemessung wurde geschaffen.
• Die Arbeitsabläufe für eine effektive und effiziente Bearbeitung der vorhandenen Prozesse wurden beschrieben.

 

Nach der Auftragserteilung im Juni 2023 wurde das Projekt gemeinsam mit den Führungskräften geplant und Grundlagen ausgetauscht. Die Mitarbeitenden wurden insbesondere bei der Beschreibung und Analyse der Prozesse in die Organisationsuntersuchung mit einbezogen. Ferner wurden die Organisationsdaten im Bereich Eingliederungshilfen auf Grundlage einer Daten- und Prozessaufnahme analysiert. Leitende Analysekriterien waren die Personalsituation, Digitalisierung, Prozesse und Organisation. Im Anschluss an die Prozessanalyse wurden Optimierungsmöglichkeiten und die dafür notwendigen Maßnahmen abgeleitet. Zusätzlich erfolgte eine Personalbedarfsbemessung im Zuge der Entwicklung des SOLL-Konzeptes. Neben einer Ergebnispräsentation vor Führungskräften und Mitarbeitenden wurde ein Umsetzungsfahrplan für die erarbeiteten Maßnahmen entwickelt sowie der vorliegende Bericht angefertigt und abgestimmt. Das Projekt endete mit der Übergabe aller relevanten Unterlagen.

 

Im Zuge der IST-Aufnahme und Analyse wurden von Rödl & Partner insgesamt 19 Maßnahmen zu den Analysedimensionen Standards, IT-Infrastruktur, Steuerungssystem, Verortung der Aufgaben und Räumlichkeiten erarbeitet.

 

Die größten Optimierungspotenziale wurden im Bereich der Standards und in einer optimierten Nutzung der IT-Infrastruktur festgestellt. Ferner wurden bei der Verortung der Aufgabe signifikante Optimierungspotenziale durch eine Spezialisierung der Aufgabenwahrnehmung der Grundsicherungsleistungen und Leistungen der Eingliederungshilfe gesehen. Die Umsetzung der Maßnahmen erfordert von allen Beteiligten eine umfangreiche Planung unter Einbettung in die bestehenden Rahmenbedingungen bis die angestrebten fachlichen Veränderungen und die optimierten Abläufe umgesetzt sind.

 

Der Abschlussbericht dieser Organisationsuntersuchung markiert einen wichtigen Meilenstein in der Weiterentwicklung des Dienstleistungsangebots in der Eingliederungshilfe und in dem neu organisierten Fachdienst Soziales und Eingliederungshilfen. Die analysierten Herausforderungen haben zu entscheidenden Erkenntnissen geführt, die es ermöglichen, die Qualität der Arbeit deutlich zu steigern und den Bedürfnissen der Klientinnen und Klienten, aber auch der Mitarbeitenden besser gerecht zu werden. In Anbetracht der vor allem identifizierten Handlungsfelder – Reduzierung der Verteilzeiten, effizientere Umsetzung von Standards und die bessere Nutzung der IT-Infrastruktur – ergeben sich vielversprechende Perspektiven für die Zukunft.