Mitteilungsvorlage öffentlich - VO/2023/276

entfällt

 

Im Fachdienst Umwelt wurde eine Organisationsuntersuchung durchgeführt. Diese wurde in der 31. KW/2023 abgeschlossen. Mit dieser Vorlage berichtet die Verwaltung von den Ergebnissen.

Was waren die Ziele der Organisationsuntersuchung?

• Die Struktur des Fachdienstes ist überprüft und optimiert
• Die Aufgabenverteilung innerhalb des Fachdienstes ist transparent, effektiv und effizient geregelt

 

Wie verlief die Untersuchung?

Die Berater der Firma Rödl & Partner führten zunächst Gespräche mit den Führungskräften, um den Rahmen für die Untersuchung festzulegen. Danach kam es zu Einzelgesprächen mit allen Mitarbeitenden über ihre Aufgaben, Stärken und Herausforderungen. Neben qualitativen Fragestellungen wurden auch Mengengerüste erhoben und Zuständigkeitsbereiche evaluiert, insbesondere um Aussagen zum Personalbedarf treffen zu können. Vertieft wurden die Erkenntnisse dieser Gespräche in einem Workshop.

 

Zu welchen Ergebnissen kommt die Organisationsuntersuchung?

Der Fachdienst verfügt nach Auffassung der Untersuchenden über eine motivierte und engagierte Belegschaft. Nur so sei es in den vergangenen Monaten und Jahren möglich gewesen, die Herausforderungen durch stetig wachsende Aufgaben (z.B. bei der Energiewende, steigende juristische Anforderungen bei der Bearbeitung der Verwaltungsakte) und längeren Vakanzen auf Sachbearbeitendenebene weitgehend zu bewältigen. Nachteilig hat sich diese Entwicklung der Vergangenheit auf die Funktionalität des Fachdienstes und die Belastung der Mitarbeitenden ausgewirkt.

Wesentliche Handlungsempfehlungen im Überblick:

• Schaffung von Standards und Rahmenbedingungen: als

wesentlicher Punkt wird hier die Vereinheitlichung und rechtssichere Abfassung der Vorlagen zur Abgabe von Stellungnahmen empfohlen. Es werden auch Hinweise zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Fachdienstes identifiziert.

• Anpassung der Organisationsstruktur: Durch die hohe Führungsspanne (1:22 bzw. 1:27 Mitarbeitende) wird je Fachgruppe die Ergänzung der Sachbearbeitungsebene empfohlen. Dadurch kann der hohe Sachbearbeitungsanteil der Fachgruppenleitungen reduziert und der Führungsanteil ausgebaut werden. Insgesamt erfolgt hierdurch eine angemessene Entlastung der Fachgruppenleitungen.
• Durch eine verbesserte Strukturierung von Prozessen

sollen intransparente Strukturen aufgelöst, Zuständigkeiten klargestellt und Grundlagen zur Identifikation individueller Prozessoptimierungen geschaffen werden.

 

Identifiziert die Organisationsuntersuchung Personalbedarfe?

• Gemäß Stellenbesetzungsplan für das Haushaltsjahr 2023 (Stand 01.08.2023) sind zum aktuellen Zeitpunkt im Fachdienst Umwelt insgesamt 4,8 VZÄ freie Stellenanteile aufgrund von Stundenreduzierungen nicht besetzt.
• Der Bericht zu Orga Untersuchung der Fa. Rödl & Partner weist auf der Grundlage der aktuellen, tatsächlichen Stellenbesetzung einen Mehrbedarf von 3,13 VZÄ aus.

 

Konkrete Personalbedarfe laut Organisationsuntersuchung:

• Schaffung je einer Stelle in den beiden Fachgruppen zur Reduzierung des hohen Sachbearbeitungsanteils der Führungskräfte aus den freien Stellenanteilen.
• Schaffung einer zusätzlichen Stelle (Jurist*in) im Fachdienst. Aufgrund gestiegener Fallzahlen bei der Bearbeitung von Widersprüchen und Klagen bei deutlich gestiegenen juristischen Anforderungen an die zu erstellenden Verwaltungsakte. Auswertung und Prozessanpassungen bei Änderungen von Gesetzen, Verordnungen und Erlassen. Weiterhin zur kurzfristigen juristischen Prüfung von Entscheidungen im Fachdienst und zur Verbesserung der Außenwirkung durch größtmögliche Rechtssicherheit. Auch eine juristische Beratung der Mitarbeitenden und Führungskräfte soll erfolgen.
• Einen Mehrbedarf von 0,25 VZÄ sieht der Bericht für die Systemkoordinierung (Syko) – Betreuung des Fachprogrammes K3 im Fachdienst Umwelt.

 

Vorschlag des Fachdienstes zur Umsetzung der Personalbedarfsplanung

 

• Schaffung einer zusätzlichen Stelle (Jurist*in, EG 13)
• Die Syko-Aufgabe für das Fachprogramm K3 wird von einem Drittanbieter eingekauft

Die Personalbudgeterhöhung wird im Rahmen der Haushaltsaufstellung in den Haushaltsentwurf aufgenommen

Eine differenzierte Darstellung der Ergebnisse entnehmen Sie bitte der Abschlussdokumentation in der Anlage.

 

Entfällt.

92.300 €/ jährlich für Personalmehraufwand (Jurist*in)

20.000 €/ jährlich für Sachaufwand Fremdleistungen (Fa. Kisters Syko – Aufgabe)