Mitteilungsvorlage öffentlich - VO/2022/465

1. Begründung der Nichtöffentlichkeit:

Entfällt

2. Sachverhalt:

Über die Planungen zur Organisationsuntersuchung im Fachdienst Schul- und Kulturwesen berichtete die Verwaltung dem Hauptausschuss bereits (VO/2022/352). Die Untersuchung wurde in der 35. KW abgeschlossen. Mit dieser Vorlage berichtet die Verwaltung von den Ergebnissen.

Was waren die Ziele der Organisationsuntersuchung?

-          Die Struktur des Fachdienstes ist überprüft und optimiert

-          Die Aufgabenverteilung innerhalb des Fachdienstes ist transparent, effektiv und effizient geregelt

-          Es gibt eine Digitalisierungsstrategie für den Fachdienst

Wie verlief die Untersuchung?

Die Beraterinnen und Berater der Firma DICIDE führten zunächst Gespräche mit den Führungskräften, um den Rahmen für die Untersuchung festzulegen. Danach kam es zu Einzelgesprächen mit allen Mitarbeitenden über ihre Aufgaben, Stärken und Herausforderungen. Neben qualitativen Fragestellungen wurden auch Mengengerüste erhoben, insbesondere um Aussagen zum Personalbedarf treffen zu können. Vertieft wurden die Erkenntnisse dieser Gespräche in kleinen Workshops. 

Zu welchen Ergebnissen kommt die Organisationsuntersuchung?

Der Fachdienst verfügt nach Auffassung der Untersuchenden über eine sehr motivierte und engagierte Belegschaft. Nur so sei es in den vergangenen Monaten und Jahren möglich gewesen, die Herausforderungen durch stetig wachsende Aufgaben (z.B. bei der Digitalisierung der Schulen oder in der Personalsachbearbeitung der unteren Schulaufsicht) und längere Vakanzen auf der Leitungsebene weitgehend zu bewältigen. Nachteilig hat sich diese Entwicklung der Vergangenheit auf die Funktionalität des Fachdienstes und die Belastung der Mitarbeitenden ausgewirkt. Wesentliche Handlungsempfehlungen im Überblick:

-          Schaffung von Standards und Rahmenbedingungen: als wesentlicher Punkt wird die Einführung eines einheitlichen Dateimanagements empfohlen. Es werden auch Hinweise zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Fachdienstes identifiziert.

-          Anpassung der Organisationsstruktur: es wird die Schaffung einer Fachgruppe „Schulträgerangelegenheiten“ empfohlen um die viel zu hohe Leitungsspanne der Fachdienstleitung (1:52) zu reduzieren.

-          Durch eine verbesserte Strukturierung von Prozessen sollen intransparente Strukturen aufgelöst, Zuständigkeiten klargestellt und Grundlagen zur Identifikation individueller Prozessoptimierungen geschaffen werden

Identifiziert die Organisationsuntersuchung Personalbedarfe?

Folgende Personalbedarfe identifiziert die Untersuchung:

-          Schaffung einer Fachgruppe Schulträgerangelegenheiten zur Reduzierung   der viel zu hohen Leitungsspanne der Fachdienstleitung

-          Schaffung einer zusätzlichen Stelle in der Personalsachbearbeitung der unteren Schulaufsicht auf Grund massiv gestiegener Fallzahlen (Anstieg der Fallzahlen seit 2017 um über 1148 Fälle bzw. 54%)

-          Erhalt der zusätzlichen Stelle für die Bearbeitung von Aufgaben im Zusammenhang mit Fragen der Digitalisierung von Schulen (Stelle existiert bereits mit KW-Vermerk 2023)

Eine differenzierte Darstellung der Ergebnisse entnehmen Sie bitte der Abschlussdokumentation in der Anlage.

Relevanz für den Klimaschutz:

Entfällt
 

Finanzielle Auswirkungen:

213.800€ für Personalmehraufwand