Mitteilungsvorlage öffentlich - VO/2021/164

1. Begründung der Nichtöffentlichkeit:

Entfällt

2. Sachverhalt:

Um eine langfristige Ausrichtung mit effizienter und effektiver Aufgabenerfüllung gewährleisten zu können, wurde im Fachdienst Zuwanderung eine Organisationsunter-

suchung durchgeführt.

Die Untersuchung verlief termingerecht und zeigte sich von Beginn an und während des gesamten Prozesses als das richtige Mittel um Verbesserungspotenziale aufzudecken und zu erkennen.

Kernpunkte und wesentliche Maßnahmen-Empfehlungen der Organisationsuntersuchung sind:

-          Die Einführung der digitalen Akte sowie Ausbau weiterer digitaler Angebote

    Maßnahmen zur Nutzung der Vorteile aus einer Digitalisierung sollen ergriffen werden, dies sind u.a. die Einführung der eAkte, die sich bereits im Prozess befindet sowie das kostenfreie Online-Tool „Einbürgerung QuickCheck“.

-          Die Optimierung der räumlichen Verortung des Fachdienstes

    Der Fachdienst soll räumlich näher und enger zusammengeführt werden, dabei soll die FDL exponierter verortet werden, Ziel: auf einem, max. zwei Stockwerken soll der Fachdienst geplant werden; zum Zeitpunkt der Untersuchung war der FD auf 3 Stockwerke verteilt (EG, 1. OG, 5. OG).

-          Die Optimierung der Terminvergabe

    Die Zeitpauschalen auf Angemessenheit und Erforderlichkeit überprüfen, Buchungsprozess (auch das Buchungssystem) soll evaluiert werden.

-          Der Ausbau des Angebotes am Informationstresen sowie die weitere Qualifizierung des Personals am Informationstresen

    Das Fachwissen des Personals am Tresen soll durch Leitlinien erweitert werden, damit auch spezielle Anfragen qualifiziert und rechtssicher beauskunftet werden können.

-          Der fachgruppenübergreifende Einsatz von Personal aus dem Rückkehrmanagement mit einem Anteil von 0,7 Vollzeitäquivalenten

    Personalüberhang aus dem Rückkehrmanagement soll in die Fachgruppe Aufenthalt verlagert werden.

-          Der weitere Ausbau eines internen Kontrollsystems und der Jour-Fixe-Zyklen

    Das Kontrollsystem zur effektiveren Erfassung von Rückständen, Terminbuchungsoptionen und Bearbeitungszeiten soll verfeinert und ausgebaut werden. Ziel ist eine schnellere Lesbarkeit und Verfügbarkeit der Daten, diese sollen dann in Jour-Fixe-Zyklen vorgestellt werden.

-          Eine Standardisierung der Einarbeitungskonzepte

    Die bestehenden Einarbeitungskonzepte sind divers, daher sollen diese anhand eines Standards vereinheitlicht werden.

Personalstruktur

Die Gutachter empfehlen folgende Änderungen in der Personalstruktur:

1. Stellenabbau im Rückkehrmanagement (RKM) um - 0,71 VZÄ

    Es besteht im RKM ein Personalüberhang von 0,71 VZÄ.

2. Stellenaufbau in der Fachgruppe Aufenthalt um + 1,83 VZÄ, durch Stellenverlagerung aus dem RKM – 0,71 VZÄ soll hier ein Stellenaufbau von + 1,12 VZÄ erfolgen

    Der Personalüberhang aus dem RKM soll in die Fachgruppe Aufenthalt verlagert werden, zusätzlich werden dann noch Stellenanteile von 1,12 VZÄ benötigt.

3. Stellenaufbau in der Fachgruppe Integration und Einbürgerung, Bereich Einbürgerung + 1,64 VZÄ, befristet bis zu einer Evaluierung

    Aufgrund deutlich steigender Fallzahlen in der Einbürgerung ist das Personal kurz- und mittelfristig um 1,64 VZÄ zu erhöhen, eine Evaluierung zum weiteren Bedarf sollte 2024 erfolgen.

Auf die beigefügte Prozessübersicht wird verwiesen.
 

Relevanz für den Klimaschutz:

Entfällt
 

Finanzielle Auswirkungen:

Entfällt