Mitteilungsvorlage öffentlich - VO/2022/347

Für die wichtigsten Leistungen und Aufgaben der FG existieren einheitliche Standards und/oder Verfahrensvorgaben. Ihre Anwendung ist in der Fachgruppe sichergestellt

Zuständigkeitsprüfung erfolgt innerhalb der gesetzlichen Fristen

Es besteht ein klares Verfahren der Zuständigkeitsprüfung, seit Einführung bisher kein Abweichen mehr von Frist

erledigt

Verfahren zur Fallverteilung ist entwickelt

Verfahren besteht und wird umgesetzt

erledigt

Die Verfahren werden für die Handlungsfelder erarbeitet/ aktualisiert und sind handlungsleitend

Die wichtigsten Verfahren sind er- und bearbeitet, sowie handlungsleitend, aktuell läuft die Festigung der neuen Prozesse

Aktualisierung von Verfahren bleibt als dauerhaftes Begleitthema bestehen

erledigt und laufend

Eine strukturierte Kollegiale Beratung ist etabliert

Kollegiale Beratung fest alle 2 Wochen in einem Team, noch ausstehend ist die Umsetzung im Zweiten

In Teilen erledigt

Akten in der FG TjM werden in sich schlüssig, nachvollziehbar und rechtssicher geführt

Mit Einführung des SHiP Verfahrens ist Vieles vereinheitlicht und den gesetzl. Vorgaben entsprechend

erledigt für alle Neuakten, Prüfung Altakten offen

Die Standards für Aktenführung sind beschrieben und finden verbindlich Anwendung

Standards sind beschrieben und werden regelmäßig thematisiert, umfassende Überprüfung ist ausstehend, individuelle erfolgt bzw. in der Fallbegleitung durch Leitung)

erledigt für alle Neuakten, Prüfung Altakten offen

Wissensmanagement ist geregelt 

Die Mitarbeiter*innen nutzen einheitliche und aktualisierte Vorlagen

Mit Einführung des SHiP Verfahrens ist der Großteil vereinheitlicht, andere Vorlagen bedürfen noch der Aktualisierung und Vereinheitlichung; terminiert ist dazu eine Großteamsitzung, um Einheit in FGs zu schaffen

Großteil erledigt

Eine verbindliche Ordnerstruktur für die FG ist entwickelt und etabliert

Umsetzung ist in Planung

in Planung

Alle Mitarbeiterinnen haben Zugriff auf das Fachverfahren KDO und sind entsprechend geschult

Alle haben Zugriff und sind geschult darin

außerdem Teil des Einarbeitungskonzepts

erledigt

Steigerung der Bürger*innenfreundlichkeit

Eine verbindliche Planung eines Innendienstes ist etabliert

Innendienst wurde etabliert, in Praxis Feststellung, dass dies nicht zu Bedarfen passt, neue Regelungen geschaffen (Erreichbarkeit): Sicherstellung Besetzung GZ, direkte Kontaktaufnahme bei Zuständigkeitaübernahme

erledigt

Angemessene Personalausstattung in der FG TjM

Eine auch unter wirtschaftlichen Aspekten angemessene Personalausstattung steht zur Verfügung

Personaleinstellungen sind erfolgt zum 1.4, 15.4. und 1.7.22

erledigt

Es gibt ein Personalentwicklungskonzept in der FG TjM

Kompetenzprofil ist entwickelt

offen

Es ist klar, wie Mitarbeiter*innen bei der (Weiter-) Entwicklung dieser Kompetenzen unterstützt und gefördert werden können

offen

Ausbildungskonzept SiA ist entwickelt und wird angewandt

Konzept steht und soll ab 2023 angewandt werden

Großteil erledigt

Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiter*innen ist entwickelt und wird umgesetzt

Konzept ist erarbeitet und wird aktuell in der Einarbeitung genutzt und überprüft

erledigt

Relevante Schnittstellen sind beschrieben und durch verbindliche Absprachen gekennzeichnet

Feste Vereinbarungen in der Schnittstelle zum FD 4.1 sind beschrieben und werden umgesetzt

in Bearbeitung, erste Schnittstellengespräche haben bereits stattgefunden

laufend

Die Schnittstelle ist unter Berücksichtigung der KITA- Reform beschrieben und Verfahren sind abgestimmt

Verfahren wurden in gemeinsamer Arbeit angepasst und in die Praxis gebracht

Schnittstellenbeschreibung ist noch offen

Großteil erledigt

Stärkung der FG TjM als Steuerungsakteur

Strukturierte Fallübergreifende Kommunikation zwischen der FG und den Trägern ist etabliert

in Planung