Mitteilungsvorlage öffentlich - VO/2021/037

1. Begründung der Nichtöffentlichkeit:

Entfällt

2. Sachverhalt:

Die IN/S/O eG - Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung - wurde beauftragt, die Fachgruppe "Hilfe bei Pflegebedürftigkeit und Krankheit" hinsichtlich der Effektivität und Effizienz von Strukturen und Prozessen  sowie des Personal-bedarfes extern zu untersuchen. Mit dem Untersuchungsergebnis sollten die Optimierungspotentiale beschrieben und konkrete Handlungsempfehlungen für die Umsetzung in der Ablauf- und Aufbauorganisation ausgewiesen werden. Die bis- 

herigen Leistungsstandards bei der Aufgabenerfüllung  kritisch überprüft und 

der Personalbedarf für die wirtschaftliche und fachgerechte Erbringung der definierten Qualitätsstandards ermittelt werden. Auf dieser Basis sollte eine objektive Grundlage für  die selbständige Fortschreibung der Personalbemessung zur Verfügung gestellt werden.  

In der Fachgruppe werden drei Aufgabenbereiche durch mehrere Fachkräfte ausge-

führt: 

o  Hilfe zur Pflege (ambulant und teilstationär) 

    Eine Fachkraft ist mit einer halben Stelle ausschließlich für die Hilfeplanung   

   zuständig.  

o Hilfe zur Pflege (vollstationär) 

   In diesem Team haben mehrere Fachkräfte jeweils eine zusätzliche Aufgabe, die    

   sie als Spezialkraft ausführen: Vergütungsvereinbarungen mit Trägern

   stationärer Einrichtungen, Unterhaltsheranziehung, Hilfe in sonstigen  

   Lebenslagen und die Systemkoordination für die Nutzung der Fachsoftware in 

   der Fachgruppe

o  Hilfe zur Gesundheit.

Nach der Auftragserteilung Anfang April 2021 wurde das Projekt mit einer Veranstal- 

tung für alle Fachkräfte der Fachgruppe am 21.05.2021 gestartet. In der KICK-OFF-Veranstaltung konnten die Mitarbeitenden einerseits ihre Sichtweise auf den Zustand und  die Entwicklungsbedarfe der Fachgruppe mitteilen und andererseits wurde vom Institut die Vorgehensweise bei der Organisationsuntersuchung dargestellt. Anschließend konstituierte sich die Steuerungsgruppe, die unter Vorsitz des Leiters des Fachbereichs  Soziales, Arbeit und Gesundheit, Herrn Prof. Ott, die Projektumsetzung begleitete. Die Steuerungsgruppe bestand des Weiteren aus dem Leiter des Fachdienstes Soziale Sicherung, der Fachgruppenleiterin, der Controllerin des Fachbereichs Soziales, Arbeit und Gesundheit sowie Vertretungen aus den Fachdiensten "Personal, Organisation und allgemeine Dienste" und "IT- Management und Digitalisierung" sowie des Personalrates. 

Kern der Untersuchung war die Überprüfung der Leistungsstandards und deren

Übersetzung in Prozessbeschreibungen (einzelfallbezogene, wiederkehrende Leistungen) und Systemzeiten (fallübergreifende und -unabhängige Arbeit).

Die erarbeiteten SOLL-Standards und die implizierten Änderungen in der Leistungserbringung wurden in der Steuerungsgruppe am 25.06.2021 vorgestellt. Auf der Basis der durch die Steuerungsgruppe freigegebenen Qualitätsstandards wurden die erforderlichen Daten für die Personalbedarfsberechnung erhoben.

Die Potentiale der Fachsoftware und die Anforderungen an die Daten für die Fortschreibung der Personalbedarfsberechnung wurden am 19.07.2021 mit einem Vertreter der Softwarefirma erörtert.

Am 12.08.2021 wurden mit einigen Fachkräften aus den beiden Gruppen Hilfe zur Pflege ambulant und stationär  die  Optimierungsmöglichkeiten  an  der  Schnittstelle  Kurzzeitpflege  der  beiden Aufgabenbereiche erörtert.  

Das Ergebnis der Personalbedarfsberechnung wurde in der Steuerungsgruppe am 

13.08.2021 vorgestellt, verbunden mit Vorschlägen zur Optimierung der Leistungser-

bringung in der Fachgruppe. 

Als Ergebnisse der Organisationsuntersuchung liegen vor:

-  Die bisherige Leistungserbringung ist rechtlich, fachlich und wirtschaftlich bewer- 

   tet, so dass eine sach- und bedarfsgerechte Erfüllung der übertragenen Aufgaben   

   ermöglicht wird. Optimierungspotenziale in der Ablauf- und Aufbauorganisation und  

   an den verwaltungsinternen Schnittstellen sind identifiziert. 

-  Der erforderliche Personalbedarf für die Erledigung der Aufgaben ist auf Basis der  

   definierten Qualitätsstandards ermittelt und die Grundlagen für eine selbständige 

   Fortschreibung sind erstellt. Ein entsprechendes Instrument steht zur Verfügung. 

-  Die Nutzungsmöglichkeiten der Fachsoftware LÄMMkom Lissa sind analysiert.

-  Die Optimierungspotenziale und geeignete Maßnahmen zu deren Realisierung  

   sind konkret beschrieben und entsprechende Empfehlungen liegen vor.  

Wären heute bereits alle vorgeschlagenen Empfehlungen umgesetzt, würde sich auf der Basis der Fallzahlen des Jahres 2020 im Bereich der ambulanten Pflege ein Stellenmehrbedarf von 0,83 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) und im Bereich der stationären Pflege ein Minderbedarf von 2,28 VZÄ ergeben. Im Bereich der Hilfe zur Gesundheit bliebe der Personalbedarf unverändert.

Nach Einschätzung des untersuchenden Instituts

-          liegt allerdings ein anstrengender Weg vor allen Beteiligten, bis die angestrebten fachlichen Veränderungen und die optimierten Abläufe einschl. der Softwarenutzung umgesetzt sind.

     -     wird die Herrichtung der Software für die strukturierte Dokumentation der  

           Sachbearbeitung - unter Berücksichtigung weiterer Anforderungen der  

           Digitalisierung (insb. Onlinezugangsgesetz, eAkte) - und die Generierung der

           erforderlichen Informationen für die Steuerung der Fachgruppe einige Monate    

           in  Anspruch nehmen

-          wird das Umlernen der Fachkräfte von der gewohnten Vorgehensweise zur

          einheitlichen Umsetzung der Prozesse, einschl. der Verlagerung von Aufgaben  

          und der sachgerechten Nutzung der Fachsoftware und die Ergänzung des

          Datenbestandes für die laufenden Fälle etwa zwei Jahre benötigen.

-          erfordert das Umlernen Zeitkapazitäten, die bei der Personalbedarfsberech- 

           nung mit optimierten Prozessen nicht eingerechnet sind

-          wird sich die optimierte Erledigung der  Aufgaben schrittweise beim Personalbedarf niederschlagen. 

Die Mitarbeitenden der untersuchten Fachgruppe werden am 13.10.2021 in einer Abschlussveranstaltung über die Ergebnisse unterrichtet.

Zur Umsetzung der Empfehlungen der Organisationsuntersuchung wird weiter berichtet.
 

Relevanz für den Klimaschutz:

entfällt
 

Finanzielle Auswirkungen:

Ergeben sich im Zuge der Umsetzung der Empfehlungen