Mitteilungsvorlage öffentlich - VO/2018/692

Sachverhalt:

Warum wird eine Organisationsuntersuchung  angestrebt?

Verschiedene Entwicklungen sind in den vergangenen Jahren im JSD zu verzeichnen gewesen, die einer näheren Betrachtung bedürfen. So steigen die Zahlen der Hilfen zur Erziehung im Kreis Rendsburg-Eckernförde seit vielen Jahren kontinuierlich an. Ausweislich des Benchmarks der Kreise ist im Kreis Rendsburg-Eckernförde gegenwärtig zum Beispiel die höchste Hilfedichte bei den stationären Hilfen zu verzeichnen.

Eine Sichtung der geltenden Prozessstandards ergab, dass sie in zum Teil sehr unterschiedlicher Qualität vorhanden sind. In Gesprächen mit den Leitungskräften wurde deutlich, dass diese Standards zudem in der Praxis nicht durchgängig und einheitlich Anwendung zu finden scheinen. Eine Aktensichtung wiederum ergab zum Teil erhebliche Mängel bei der wichtigen Dokumentation der Betreuungsarbeit.

Der JSD ist im Vergleich mit den anderen Benchmarkkreisen personell am Schwächsten ausgestattet.

Wer wird die Untersuchung durchführen?

Um diesen Hinweisen in einer strukturierten und objektiven Weise nachgehen zu können, wurde entschieden, eine Beratungsfirma hinzuzuziehen. Im Rahmen einer Ausschreibung wurde die Firma Rödl und Partner ausgewählt. Für die Wahl sprechen das überzeugende Konzept und die Erfahrung  der Firma.  

Worum geht es bei der Organisationsuntersuchung?

Ziel der angestrebten Untersuchung ist eine Organisationsdiagnose als Grundlage für eine fachliche und personelle Weiterentwicklung des Jugend- und  Sozialdienstes (JSD).

Im Rahmen der Untersuchung sollen eine "Ist-Aufnahme" und eine "Ist-Analyse" durchgeführt werden, um

-          die Qualität und den Umfang der beschriebenen Prozessstandards im JSD zu erfassen,

-          die einzelfallübergreifende Struktur der Einzelfälle zu ermitteln

-          die praktische Anwendung und Umsetzung der Prozessstandards zu prüfen,

-          die Personalsituation zu erfassen und eine Aussage zum Personalbedarf zu treffen

Wie aufwändig  wird die Untersuchung sein?

Die Organisationsberatungsfirma wird alle Mitarbeitenden und Leitungskräfte , wenn  auch in unterschiedlichem Umfang, an der Untersuchung beteiligen. In einem Auftaktworkshop werden alle Mitarbeitenden und Leitungskräfte die Möglichkeit erhalten, sich zu äußern. In den darauf folgenden Workshops zur „Ist-Erhebung“ und zur „Ist-Analyse“  wird jede Fachgruppe durch je drei Fachkräfte vertreten werden. Insgesamt entsteht durch die Untersuchung ein zusätzlicher  Arbeitsaufwand von ca. 240 Stunden für den JSD. Während der Durchführung  der Organisationsuntersuchung kann es daher zu Verzögerungen bei der Bearbeitung des Alltagsgeschäftes kommen. Der Einsatz bei Krisen, insbesondere zur Sicherstellung des Kinderschutzes, wird während des Untersuchungszeitraumes sichergestellt bleiben.

Für die Durchführung der Organisationsuntersuchung werden Rödl und Partner Kosten in Höhe von 15.000,- netto in Rechnung stellen.

Was geschieht mit den Ergebnissen der Untersuchung?

Von der Organisationsuntersuchung werden konkrete, objektive Ergebnisse zur Darstellung der fachlichen und personellen Situation (insbesondere zum Personalbedarf) des JSD erwartet. Diese Empfehlungen werden dann im Fachbereich 3 in Zusammenarbeit mit dem Jugendhilfeausschuss und dem Personalrat zu bewerten sein und sollen einen wesentlichen Beitrag für die Entwicklung einer mittel- und langfristigen strategischen Planung für die künftige Weiterentwicklung des JSD liefern. Die strategische Planung soll mit dem Ziel erfolgen, die wirtschaftliche und fachliche Steuerungsfähigkeit des JSD weiter zu stärken und den Mitarbeitenden ein attraktives und gesundheitsförderliches Arbeitsumfeld zu sichern.

Es ist geplant, die Organisationsuntersuchung ab der zweiten Novemberhälfte durchzuführen, die Ergebnisse werden gemäß der Projektplanung Mitte Januar 2019 vorliegen.

Thomas Voerste