Mitteilungsvorlage öffentlich - VO/2018/638

1. Begründung der Nichtöffentlichkeit:

2. Sachverhalt:

Die Digitalisierung stellt eine bedeutende Herausforderung für die Verwaltung in den nächsten Jahren dar. Daher hat der Kreis Rendsburg-Eckernförde im Rahmen einer Projektgruppe eine Digitalisierungsstrategie (siehe Anlage) erarbeitet. Diese Strategie beinhaltet diverse Maßnahmen, welche als Orientierungsgrundlage für die Digitalisierung der Kreisverwaltung dienen sollen und wurde den Fraktionen am 05. Juli 2018 vorgestellt.

Obwohl die Kreisverwaltung noch am Beginn dieses Themas steht, wurden in der Vergangenheit bereits erste Maßnahmen im Haus umgesetzt, welche in Zusammenhang mit der Digitalisierung stehen. Beispiele für solche Maßnahmen sind die Online-Terminvergabe in einigen Fachdiensten, das Self-Service Terminal im Fachdienst Zuwanderung oder die Online-Abmeldung und Wiederzulassung von Kraftfahrzeugen. Weitere Maßnahmen sind teilweise umgesetzt, wie beispielsweise das Online-Bewerbungsmanagement, welches externen Bewerbern bereits zur Verfügung steht. In den letzten Monaten wurde zudem an zentralen Maßnahmen zur Digitalisierung der Kreisverwaltung gearbeitet. So wurde im Rahmen einer Projektgruppe ein Konzept zur Einführung eines Mitarbeiterportals erstellt und eine technische Lösung für die Umsetzung gefunden. Die Umsetzung dieser Maßnahme und die Einführung eines Mitarbeiterportals mit ersten Modulen sollen im nächsten Jahr stattfinden. Darüber hinaus wurde die Erstellung eines einheitlichen Aktenplans für die Kreisverwaltung veranlasst. Dieser soll als Grundlage für die langfristige Einführung einer elektronischen Akte dienen.

Des Weiteren soll im nächsten Jahr an der Bereitstellung einer WLAN-Verfügbarkeit für Politik, Bürger und Mitarbeitende gearbeitet werden. Weitere Projekte sind die Beschaffung neuer Hardware für den Themenbereich „Mobiles Arbeiten“ sowie die Durchführung dezentraler Projekte in den einzelnen Fachbereichen zur Digitalisierung interner und externer Prozesse.

In den nächsten Jahren wird die Kreisverwaltung vor der Herausforderung stehen, sich sowohl nach Innen als auch nach Außen zu digitalisieren. Hierfür müssen in der gesamten Verwaltung Prozesse identifiziert, teilweise neu modelliert und digitalisiert werden. Es ist eine umfassende Aufgabe, welche einen großen organisatorischen Aufwand und die Beanspruchung zahlreicher Ressourcen mit sich bringt. 

Zur Realisierung der gesteckten Ziele sollen neben der Stelle des Digitalisierungs-managers (die Mittel hierfür wurden durch Politik bereits mit Kreistagsbeschluss vom 18.12.2018 zusätzlich zur Verfügung gestellt) fünf weitere Stellen (Fachbereichs-koordinatoren Digitalisierung, EG 10) geschaffen werden. Jede dieser Stellen soll folgende Aufgaben für jeweils einen Fachbereich (inkl. Stabsstellen) übernehmen:

• Ermittlung von Potenzialen zur Digitalisierung im Fachbereich und den Stabsstellen
• Koordinieren, Leiten und Begleiten von Digitalisierungsprojekten
• Operatives Prozessmanagement
• Abstimmung und Koordination von Projekten unter den Aspekten der technischen Integration in Fachverfahren, rechtlichen Rahmenbedingungen und Verfahrensabläufen sowie Umsetzungssteuerung
• Koordination der strategischen Ausrichtung innerhalb der Kreisverwaltung in Bezug auf die Digitalisierungsstrategie
• Beratung und Unterstützung der Beschäftigten, sowie deren Leitungen in Fragestellungen der Digitalisierung

Organisatorisch sollen diese fünf Stellen als Fachgruppe dem Digitalisierungs-manager unterstellt werden.

Neben den organisatorischen Anforderungen innerhalb der Kreisverwaltung werden auch die technischen Bedarfe steigen. Die Situation im IT Management stellt sich zurzeit so dar, dass der laufende Betrieb gut aufrechterhalten werden kann. Kapazitäten zur technischen Weiterentwicklung zum Beispiel für die Einbindung von  Fachverfahren in behördenübergreifende Prozesse oder der Bereitstellung von Diensten im Internet stehen nicht zur Verfügung.

Um diesen technischen Anforderungen im Rahmen der IT-Strategie gerecht werden zu können und eine zeitgerechte Umsetzung gewährleisten zu können, sollen in der IT zwei zusätzliche Stellen für Fachhochschulinformatiker (EG 12), eine Stelle für einen Fachinformatiker (EG 9 b) und eine Stelle für eine Verwaltungskraft (EG 8) geschaffen werden.

Um möglichst eine enge Zusammenarbeit zwischen der Fachgruppe Digitalisierung und dem IT-Management zu gewährleisten, soll die Fachgruppe in den Fachdienst integriert werden.

Eine erste umfangreiche Evaluation und Ergebnisdarstellung soll nach 2,5 Jahren erfolgen. Zu den Haushaltsberatungen im Oktober/November 2023 wird der Politik ein Abschlussbericht vorgelegt mit einem Entscheidungsvorschlag zum weiteren Vorgehen.

Der Hauptausschuss wird um Kenntnisnahme sowie Beratung im Rahmen der anstehenden Haushaltsberatungen gebeten.
 

Finanzielle Auswirkungen:

Die für die Umsetzung erforderlichen Haushaltsmittel sind im Haushaltsentwurf im Teilergebnisplan 111405 (IT-Management) in Höhe von 287.000 € und im Teilergebnisplan 111501 (Digitalisierung) in Höhe von 350.000 € bereits veranschlagt.