Beschlussvorlage öffentlich - VO/2014/273

1. Begründung der Nichtöffentlichkeit:

2. Sachverhalt: 

Mit der Einführung der Doppik zum 01.01.2009 wurde die Stabsstelle Finanzen in Anlehnung an das im Rahmen des Projektes Doppik erstellte Organisationskonzept in die Bereiche Finanzbuchhaltung einschl. zentrale Buchungsstelle und Kasse organisiert.

Seither haben sich die Aufgaben derart verändert, dass die Abläufe innerhalb der Stabsstelle Finanzen aber auch zu den Schnittstellen anderer Organisationseinheiten angepasst werden mussten. Dies hat zu Schwierigkeiten bei der Aufgabenerledigung sowie zu Aufgabenverdichtungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geführt.  Als Folge ist es zum Teil zu Überlastungen gekommen.

Um die Arbeitsfähigkeit in der Stabsstelle Finanzen dauerhaft wiederher-zustellen, ist die Durchführung einer Organisationsuntersuchung  vorgesehen. Ziele der Untersuchung sollen u.a. sein:

-          Arbeitsentlastung

-          Beschleunigung von Verfahren und Abläufen

-          Verringerung von Durchlaufzeiten

-          Stellenbemessung (Personalbedarfsermittlung)

-          Erarbeitung eines Umsetzungskonzeptes

Die Untersuchung soll alle 19 Arbeitsplätze  in der Stabsstelle Finanzen umfassen. Es ist vorgesehen, die Untersuchung extern zu vergeben.

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss beschließt, außerplanmäßig für das Haushaltsjahr 2014 Haushaltsmittel in Höhe von 30.000 € für die Durchführung einer Organisationsuntersuchung im Bereich der Stabsstelle Finanzen bereitzustellen.

Finanzielle Auswirkungen:

Haushaltsmittel stehen für diesen Zweck im Haushalt 2014 nicht zur Verfügung. Der Fachbereich Zentrale Dienste hat im Rahmen einer Schätzung Kosten in Höhe von rd. 30.000 € einschl. MwSt. ermittelt.