Beschlussvorlage öffentlich - VO/2014/249

1. Begründung der Nichtöffentlichkeit:

entfällt

2. Sachverhalt: 

Der Ausschuss hat sich in der Sitzung am 25.11.2013 grundsätzlich positiv für das Konzept zum Aufbau eines Kreisarchivs beim Kreis Rendsburg-Eckernförde ausgesprochen und einstimmig beschlossen, dass die Verwaltung gebeten werde, die im Konzept enthaltenen Kostenangaben für Personal und Sachmittel zu konkretisieren.

Zur Erfüllung des seit dem 01.01.2000 bestehenden gesetzlichen Auftrages nach dem Landesarchivgesetz soll ein eigenes Kreisarchiv errichtet und unterhalten werden. Hierzu wird ein Archivraum mit Büro- und Benutzerraum im Untergeschoss des Kreishauses (Raum U 44) durch sukzessive Auflösung des dort befindlichen Aktenraumes eingerichtet. Um im vorderen Bereich dieses Raumes Büro- und Benutzerraum abtrennen zu können, sollen in Absprache mit dem Fachdienst Gebäudemanagement vorab folgende Maßnahmen durchgeführt werden, um Ersatzräumlichkeiten für die Akten zu schaffen:

-          Umbau der Garderoben und des Sanitärbereiches hinter dem Raum U 38

-          Schaffung eines neuen Papier- und Hausmeisterlagers in der ehemaligen Heizzentrale als Ersatz der Räume U 32 und U 20

-          Aufstockung der vorhandenen Regale bis zur Decke sowie Optimierung in allen Kellerlagerräumen

Die Baumaßnahmen werden nach Einschätzung des Fachdienstes Gebäudemanagement ca. 10 Wochen dauern.

Im Hinblick auf die personelle Ausstattung des Kreisarchivs hat der Verband schleswig-holsteinischer Kommunalarchivarinnen und -archivare e.V. die Beschäftigung mindestens eines/einer Diplomarchivars/Diplomarchivarin nach TVÖD 9/10 und 1 ½ Personalstellen für fortgebildete Mitarbeiter/innen nach TVÖD 5/6 empfohlen. In den in Schleswig-Holstein betriebenen Kreisarchiven reicht der Personalschlüssel von ½ Vollzeitstelle bis hin zu 4 Vollzeitstellen (vgl. hierzu Anlage 2 des Konzeptes).

Die Schaffung von 2 Vollzeitstellen wird mit Blick auf die im Kreis Rendsburg-Eckernförde zu leistende Aufbauarbeit und Abarbeitung der entstandenen Rückstände sowie in Anbetracht der Größe des Kreises für angemessen erachtet. Davon sollte 1 Stelle mit einem/einer Diplomarchivar/Diplomarchivarin nach Entgeltgruppe 9 besetzt werden. Die andere Stelle richtet sich nach Entgeltgruppe 5. Die vorgenommene Eingruppierung der Stellen ist zwischenzeitlich im Rahmen der Bewertung durch den Fachdienst Personal, Organisation und allgemeine Dienste bestätigt worden.

Mit Beschluss des Kreistages vom 18.06.2012 zum Personalbudget für die Jahre 2013 bis 2016 wurde unter Ziffer 4 festgelegt, dass - soweit aufgrund von Beschlüssen der Fachausschüsse bzw. des Kreistages über den Aufgabenbestand im Juni 2012 hinaus weitere Aufgaben wahrgenommen werden sollen bzw. bestehende Aufgaben in größerem Maße bzw. in wesentlich anderer Qualität als bisher wahrgenommen werden sollen- die hierfür erforderlichen Haushaltsmittel für Personalkosten über das gedeckelte Budget hinaus bereit gestellt werden.

Zwar hat der Kreis Rendsburg-Eckernförde archivwürdige Unterlagen bislang verwahrt, allerdings ist mit der Schaffung eines Kreisarchives die Nutzbarmachung der Unterlagen zum Beispiel für Bildung und Forschung eine neue Aufgabe hinzugekommen, die mit bisherigem Personaleinsatz nicht zu erfüllen sein wird. Daher wären die hierfür erforderlichen Haushaltsmittel für Personalkosten über das gedeckelte Budget hinaus bereit zu stellen.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss empfiehlt dem Hauptausschuss sowie dem Kreistag dem als Anlage beigefügten Konzept zum Aufbau eines Kreisarchivs beim Kreis Rendsburg-Eckernförde zuzustimmen, die erforderlichen Haushaltsmittel für Personalkosten über das gedeckelte Budget hinaus bereit zu stellen und die Verwaltung mit der Umsetzung zum 01.01.2015 zu beauftragen.

Finanzielle Auswirkungen:

Es entstehen einmalige Kosten in Höhe von 106.500 Euro, die sich wie folgt aufgliedern:

-          Einrichtung Büro- und Benutzerraum:  15.000,00 Euro

-          Archivsoftware:    9.500,00 Euro

-          Umbau des Raumes U 44:  20.000,00 Euro

-          Umbau U 38:  16.000,00 Euro

-          Neues Lager Heizzentrale:  14.000,00 Euro

-          Regalsysteme für neue Aktenräume:  32.000,00 Euro

Insgesamt:106.500,00 Euro

Hinzu kommen folgende laufende jährliche Kosten in Höhe von ca. 91.300 Euro:

-          Personalkosten EG 9 Vollzeit:  46.900,00 Euro (ohne Berücksichtigung der aktuellen Tarifverhandlungen)

-          Personalkosten EG 5 Vollzeit:  39.400,00 Euro (ohne Berücksichtigung der aktuellen Tarifverhandlungen)

-          Spezielles Verpackungsmaterial:    4.000,00 Euro

-          Wartungskosten Archivsoftware:    1.000,00 Euro

-          Insgesamt:  91.300,00 Euro