Beschlussvorlage öffentlich - VO/2013/121

1. Begründung der Nichtöffentlichkeit:

entfällt

2. Sachverhalt: 

Nach dem Landesarchivgesetz vom 11.08.1992 (LArchG) sind die Kreise seit dem 01.01.2000 verpflichtet, die Archivierung und Nutzbarmachung der bei ihnen entstandenen Unterlagen in eigener Zuständigkeit zu regeln (§15 LArchG). Gemäß § 1 LArchG dienen Archive der Forschung und Bildung, der Verwaltung und Rechtssicherheit und ermöglichen die Auseinandersetzung mit Geschichte, Kultur und Politik.

Der Kreis Rendsburg-Eckernförde betreibt bislang kein zentrales Archiv.

Zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrages soll ein eigenes Kreisarchiv errichtet und unterhalten werden. Das Kreisarchiv ist für die Bewertung, Erschließung und dauerhafte Sicherung der Unterlagen der Kreisverwaltung zuständig. Hierzu wird ein Archivraum mit Büro- und Benutzerraum im Untergeschoss des Kreishauses U 44 durch sukzessive Auflösung des dort befindlichen Aktenraumes sowie weitere Optimierungsmaßnahmen im Untergeschoss eingerichtet.

Mit Blick auf die im Kreis Rendsburg-Eckernförde zu leistende Aufbauarbeit im Archivwesen sowie in Anbetracht der Größe des Kreises wird die Schaffung von 2 Vollzeitstellen für angemessen erachtet. Weitere Kosten entstehen durch die notwendigen baulichen Veränderungen, die Anschaffung einer speziellen Archivsoftware sowie entsprechende Sachausstattung.

Über die Möglichkeit der Errichtung und Unterhaltung eines eigenen Kreisarchivs hinaus wurden die Möglichkeiten einer Kooperation mit der Archivgemeinschaft Gettorf, der Nordkolleg Rendsburg GmbH und der Stadt Rendsburg geprüft. Die Einrichtung eines eigenen Kreisarchivs wird zum jetzigen Zeitpunkt eindeutig bevorzugt. Eine mögliche Kooperation mit der Stadt Rendsburg würde einen deutlich höheren Investitionsaufwand erfordern und könnte nach erforderlicher weiterer Konkretisierung perspektivisch zum Tragen kommen.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss begrüßt das als Anlage beigefügte Konzept zum Aufbau eines Kreisarchivs beim Kreis Rendsburg-Eckernförde und beauftragt die Verwaltung, die im Konzept enthaltenen Kostenangaben für Personal und Sachmittel zu konkretisieren.

Finanzielle Auswirkungen:

Es entstehen einmalige Kosten in Höhe von ca. 44.500 Euro für den Umbau des Raumes U 44, die Anschaffung einer speziellen Archivsoftware sowie die Einrichtung des Mitarbeiter- und Besucherraumes mit der entsprechenden Technik sowie Mobiliar. Darüber hinaus ergeben sich Folgekosten, das heißt Kosten, die nicht direkt der Errichtung des Kreisarchivs zuzuordnen sind, von ca. 62.000 Euro für die weiteren Umbau- und Einrichtungsmaßnahmen im Untergeschoss.

An Personalkosten entstehen für zwei Vollzeitstellen EG 9/EG 5 jährliche Kosten von ca. 85.000 Euro. Es bleibt zu prüfen, inwieweit die für die Konzepterstellung veranschlagten Personalkosten in Abzug zu bringen sein werden. Hinzu kommen jährliche Kosten für Verpackungsmaterial und Wartungskosten für die Fachsoftware von ca. 5.000 Euro. Damit entstehen laufende jährliche Kosten von ca. 90.000 Euro.